Trudna sztuka skutecznej komunikacji – Komunikacja tradycyjna

Komunikacja pełni ważną funkcję w każdym aspekcie naszego życia. Gdy spojrzymy na jej słownikową definicję, to spotkamy się z określeniem „przepływu informacji” bądź „przekazu i odbioru informacji”. Pewnie nie zaskoczę Was stwierdzeniem, że w biznesie komunikacja może być naszym silnym sprzymierzeńcem lub, jeśli nie jest odpowiednio zarządzana, największym przeciwnikiem. W swojej pracy lubię mówić o komunikacji wewnętrznej w organizacji oraz komunikacji zewnętrznej. Będąc tłumaczem, copywriterem oraz specjalistą ds. wizerunku praca z treścią i budowaniem komunikatu stała się dla mnie pasją, oraz dążeniem do doskonałości. Każda część pracy, która ma przybliżyć mnie do postawionego celu czy określonego odbiorcy, jest ściśle zaplanowana z Klientem oraz przyjętymi przeze mnie standardami. Właśnie o tych standardach chciałabym dziś napisać.

komu wew

Komunikacja wewnętrzna

Zacznijmy od komunikacji wewnętrznej, bo wydaje się, że to od niej powinno się zacząć. Znana jest też pod pojęciem komunikacji pracowniczej lub wewnętrznego PR. Aktywne działania w obszarze wewnętrznej komunikacji wspierają zaangażowanie i motywację pracowników, jak również ich przywiązanie z marką i identyfikacje z celami firmy.

Kanały komunikacji wewnętrznej rozpatruję w kontekście 3 filarów: tradycyjnego, elektronicznego oraz bezpośredniego. Każdy z nich może wspierać nasz biznes w aspekcie wdrażania i komunikowania strategii firmy oraz prowadzeniu kampanii informacyjnych z udziałem pracowników. Oczywiście strategiczne planowanie komunikacji mocno wspiera wewnętrzny PR, ponieważ dobrze zaplanowane działania mogą wyłonić ambasadorów lub promotorów naszej marki. Dobrze opracowana informacja i dobór odpowiednich kanałów wzmocni identyfikacje pracownika z firmą, wpłynie jednoznacznie na jego zadowolenie z pracy, a nawet na poczucie dumy z miejsca, w którym pracuje. Nie muszę tłumaczyć dodatkowo, że takie nastawienie pracowników jest najlepszą wizytówką naszej firmy.

Tradycyjna komunikacja lub komunikacja offline — tak zwykłam mówić o kanałach komunikacji, które odbywają się w NIE elektronicznej formie np. tablice, firmowe newslettery, materiały drukowane, wydarzenia firmowe i konferencje oraz konkursy.

Moje case study:

Duża firma zatrudniająca około 800 pracowników na rozległej powierzchni podzielonej na kilka hal, boryka się z problemem dotarcia do pracowników z informacją o prowadzeniu wewnętrznej rekrutacji. Rekrutacja powinna odbyć się sprawnie i być awansem dla pracowników niższego szczebla. Dział HR podjął wiele działań: wydrukował ogłoszenie i zawiesił na tablicach oraz poinformował kierowników obszarów, z których oczekiwane są potencjalne aplikacje. Przekazano im również plakaty. Jednak przez kilka pierwszych dni nikt nie zareagował na ogłoszenie.

Dlaczego?

Nikt nie zaaplikował na ogłoszenie, chociaż po krótkiej rozmowie ze Specjalistą Personalnym dowiedziałam się, że praca oferuje atrakcyjniejsze wynagrodzenie i awans w strukturze. Dodatkowo praca wiąże się z wyjazdami za granice, dzięki czemu dodatkiem do wynagrodzenia będą diety. Oferta pracy została szeroko opisana w standardowej formatce ogłoszeń. Zostały podkreślone 3 aspekty ważne dla kandydata: wymagania, benefity i zakres zadań. Kierownicy ogłosili rekrutacje na codziennych spotkaniach z pracownikami, jednak Ci nie odnieśli się do tej oferty w żaden sposób.

Co możemy ulepszyć?

Kanały komunikacji zostały dobrane odpowiednio, a jednak coś poszło nie tak i potencjalni odbiorcy nie zareagowali na wysyłane do nich komunikaty. Dlaczego nie udało nam się odnieść sukcesu komunikacji?

1) Tablice ogłoszeń – Zastanówcie się, czy tablica ogłoszeń jest uporządkowana, a treści są na niej dokładnie widoczne. Pamiętaj, że to miejsce musi przyciągać wzrok, a zamiany i nowe ogłoszenia muszą być widoczne. Jeśli np. na tablicy wisi 5 ogłoszeń jednego dnia, a kolejnego ściągniesz dwa ogłoszenia i zawiesisz jedno, to dla Twoich odbiorców ta zmiana może być niewidoczna.

Może warto dodać grafikę na ogłoszeniu „uwaga nowa rekrutacja”, która przyciągnie uwagę do zmiany, jaka zaszła na tablicy.

Podziel tablicę na treści, nadając nagłówki „imprezy”, „szkolenia” lub „rekrutacje wewnętrzne”. W dużej firmie na rozległej przestrzeni tablice mogą być słabo widoczne, dlatego zadbaj o aspekt wizualny. Pracownicy zazwyczaj nie dysponują dużą ilością czasu na czytanie, zwłaszcza w firmach produkcyjnych (przerwy lub czas na przebranie się, aby zdążyć na autobus).

Ogłoszenie powinno przykuć uwagę, zainteresować i umożliwić poznanie treści w odpowiednim dla pracownika czasie (ulotki podczepione pod ogłoszeniem). Stosuj kojarzące się grafiki i ikony, które zainteresują odbiorcę i przekażą jednocześnie komunikat. W dalszej pracy zastanów się, czy standardowy szablon ogłoszenia nie powinien zostać odświeżony. Przy wyszczególnieniu benefitów nie skupiaj się na tych już dobrze znanych, w końcu kandydatami będą pracownicy, którzy już firmę znają. Pomyśl o tym, w jaki sposób zaakcentować benefity, wynikające tylko ze stanowiska, na które rekrutujesz. Pomyśl o benefitach od strony kandydata. Może wykorzystaj wiedzę osoby, która już w danym obszarze pracuję i dodaj jej wypowiedź do ogłoszenia.

2) Plakaty przekazane dla kierowników – Oczywiście w firmie każdy powinien wspierać rekrutację, ponieważ ona rozwija nasz biznes. Jednak z moich obserwacji wynika, że w praktyce wygląda to zdecydowanie inaczej. Każdy obszar otrzymuje swoje cele i ma jasno określone działania. Dział Personalny będzie odpowiadał np. za skuteczność oraz szybkość, rekrutacji, natomiast kierownik będzie miał cele związane ze swoim obszarem. Oczywiście nie zachodzi tu konflikt interesów, jednak przy niesprzyjających warunkach informacja może zostać przekazana nierzeczowo lub z pominięciem istotnych szczegółów. Niesprzyjające warunki to m.in. problem w danym obszarze, nieobecność wielu pracowników, niezrozumienie informacji przez kierownika, pośpiech i kompresja informacji do minimum oraz wiele innych. Zdecydowanie lepsze wyniki możecie osiągnąć, poświęcając chwilę i prezentując osobiście rekrutację na spotkaniu, odpowiadając na ewentualne pytania i (jeśli faktycznie rekrutacja powinna być przeprowadzona szybko) zarezerwować sobie czas na rozmowę po spotkaniu z zainteresowanymi.

Pamiętaj, że każdy komunikat jest filtrowany i rozumiany przez odbiorców w indywidualny sposób. Poszczególne słowa lub hasła mają inne znaczenie, przez co decydując się na powierzenie przekazania treści komuś innemu, możemy spowodować przetworzenie informacji. Hasło: atrakcyjny pakiet benefitów zadziała inaczej na intuicje inżyniera, pracownika stacji lub menadżera projektu, dyrektora, każdy z nich zobaczy i odczuje coś na bazie swojego doświadczenia. Dlatego, jeśli nie masz możliwości uczestniczyć w spotkaniach osobiście, postaraj się zapewnić swojej informacji konkretną formę i przygotuj do tego osobę, która ma Cię w tym wspierać.

Jeśli poświęcasz czas na stworzenie plakatu, pomyśl o jego formie wizualnej. Nie zalecam tworzenia plakatów na wzór ogłoszeń, przesyconych treścią i wypunktowanymi informacjami. Uważam, że plakat powinien opowiadać historię. Wiem, jak to brzmi, ale działa rewelacyjnie na wyobraźnie. Storytelling to wspaniała możliwość zainteresowania naszego odbiorcy. Pomyśl o doskonałym kandydacie – czym się interesuję, co go ciekawi i inspiruję, gdzie spędza czas wolny i jak to wszystko łączy się z Twoją ofertą.

Jeśli tworzenie historii jest niemożliwe, to warto pomyśleć o jednym konkretnym beneficie, który będzie kluczowy w tej rekrutacji i będziesz go akcentował. Zamiast napisać „atrakcyjna praca za granicą dla osób znających angielski, częste wyjazdy i płatne diety”, spróbuj „Nowa praca i zwiedzanie Londynu? Czemu nie spróbować tego z nami?” lub „Pracuj w Londynie i nie martw się o żadne koszty”. A co jeśli doskonałym kandydatem będzie osoba z większym stażem, która ma prawdopodobnie rodzinę i wyjazdy mogą nie brzmieć dość interesująco? Podkreśl – jak często będzie w domu lub czy będzie mogła podróżować z rodziną. „Brak planów na wakacje z rodziną? To może czas odwiedzić Londyn? Dowiedz się więcej.” W komunikacji kieruj się zawsze tym do kogo mówisz.

-> Pamiętaj, że jeśli podejmowane działania nie przynoszą założonego skutku, to warto rozważyć włączenie dodatkowych kanałów np. elektroniczny.

W kolejnej części będę kontynuować temat komunikacji wewnętrznej i opowiem kanałach elektronicznych. Wyzwania, jakie podejmuję z firmami w tym obszarze, bardzo często skupiają w sobie social media, dlatego serdecznie zapraszam do lektury.