Konferencja "Pływaj z Autyzmem"

Kiedy zadzwonił do mnie pewnego dnia Marcin z Fundacji Safer 3 i spytał "Czy nie chciałabym tłumaczyć konferencji, którą ma zamiar zorganizować?" - odpowiedziałam "Pewnie. A może chcesz, żebym wzięła na siebie również jej organizacje...". Na kolejnym spotkaniu, już rozpisywaliśmy wszystkie szczegóły. Wydarzenie miało być wyjątkowe, chociaż sam Marcin nie do końca był przekonany czy uda nam się zachęcić do udziału w konferencji więcej niż 50 osób. A było ich 95... no ale może warto zacząć od początku.

1

Jakie było założenie Konferencji "Pływaj z Autyzmem"?

Było to niezwykłe wydarzenie, w pełni poświęcone metodyce pracy instruktora, rodzica, nauczyciela oraz pozostałych osób pracujących z osobami z ASD (spektrum autyzmu) oraz innymi całościowymi zaburzeniami rozwojowymi. Poznacie wybitnych prelegentów, a jednocześnie praktyków, oraz otrzymacie wyjątkową możliwość odbycia z nimi praktycznych warsztatów w drugi dzień konferencji.

Konferencja odbyła się już 8 razy głównie w Stanach Zjednoczonych oraz Kanadzie. Tym razem specjaliści oraz wybitni prelegenci przyjadą do Szczecina, aby pierwszy raz w Europie dzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem oraz zaangażowaniem płynącym z pracy z dziećmi. Jest to niesamowita okazja, aby uzupełnić swój warsztat oraz wiedzę nt. przypadłości coraz bardziej popularnej nie tylko w Stanach Zjednoczonych ale również w Europie.

2

Kim byli prelegenci?

Tammy Anderson-Lee

Tammy swoją przygodę z pływaniem rozpoczęła w wieku 7 lat i już wtedy wiedziała, że jej życie będzie wiązało się z wodą i sportem. Jako nastolatka była wolontariuszką w szpitalu w San Diego, gdzie nauczała dzieci pływania. W wieku 15 lat została asystentką trenera amerykańskiej drużyny pływackiej. W 1988 nowe wyzwania sprowadziły ja do Colorado Springs, gdzie była głównym trenerem kilku narodowych drużyn pływackich w rożnych kategoriach wiekowych. Po ośmiu latach postanowiła wrócić do swojej rodzimej miejscowości, aby skoncentrować się na nauce pływania i właśnie wtedy pierwszy raz w swojej pracy spotkała się z autyzmem.

Jej szkoła pływania Aquatic Professionals Swim School lub po prostu “Aqua Pros” dostarcza możliwość zrozumienia trudności, z jakimi spotykają się osoby autystyczne, oraz poznania programów pływackich, stworzonych z myślą zbudowania pozytywnego i rozwojowego środowiska edukacyjnego. Jej szkoła oferuje szeroką metodykę pracy z dziećmi o specjalnych potrzebach m.in. autyzm.

3

Cathy Ball

Cathy oddała swoje życie pracy z osobami niepełnosprawnymi. Już w najmłodszych latach z ogromnym oddaniem uczyła się języka migowego, aby komunikować się ze swoją niesłyszącą najlepszą koleżanką. Potrzeba pomocy i wsparcia potrzebujących towarzyszyła jej również w dorosłym życiu, dlatego postanowiła stworzyć rodzinę zastępczą dla wielu dzieci „kruchych medycznie”, czyli z wrodzonymi zaburzeniami.

Swoją kariere rozpoczęła jako nauczyciel i opiekun w przedszkolu fundacji Cerebral Palsy. W 1997 została Specjalistą ds. behawioralnych w San Diego Unified School District, gdzie pracowała intensywnie z dziećmi autystycznymi. Cathy prowadziła systematyczne wykłady na Uniwersytecie Point Loma Nazarene oraz jest moderatorem dyskusji związanych z autyzmem, rodzicielstwem oraz edukacją pływacką.  

4
Z polski uczestniczyli również Tamara Olszewska Watracz - Psycholog Sportu oraz właścicielka gabinetu ADEHADEX, Kinga Michalkiewicz z Punktu Przedszkolnego dla Dzieci z Autyzmem "Niebieski Krokodyl" oraz Magdalena Kaźmierczak z Pyramid Poland. 

Czym zajmowała się moja agencja?

6

Moja agencja kompleksowo wspierała organizację konferencji pod kątem doboru odpowiednich usługodawców, promocje i marketing, bezpośrednią sprzedaż, kontakt z mediami, tłumaczenie materiałów oraz pracę konferansjera i tłumacza w dniu wydarzenia. 

1) Uruchomienie wydarzenia

W pierwszym etapie prac skupiłam się na uruchomieniu wydarzenia, czyli stworzeniu wydarzenia w dobranych social mediach, uruchomienia platformy do sprzedaży biletów oraz przygotowaniu pozycjonujących opisów w mediach. Na tym etapie było wiele tłumaczenia, ponieważ wszystkie materiały, którymi dysponowałam, były w języku angielskim. 

Przede wszystkim skupiłam się na ciekawym opisie prelegentów. Dostarczenie odpowiedniej wiedzy w zakresie ich wiedzy, edukacji i doświadczenia jest kluczowe podczas aktywnej sprzedaży. 

Dużą uwagę przyłożyłam również do przygotowania graficznej strony wydarzenia. Grafiki były przygotowane w kolorystyce niebiesko - fioletowej, ponieważ były to kolory logo organizatora. Niebieski jest również powszechnie kojarzony z Autyzmem. 

Uruchomienie wydarzenia zajęło mi około 3 tygodni. Nie śpieszyłam się w końcu konferencja była w sierpniu, a był dopiero kwiecień. 

2) Obsługa i promocja 

Kwiecień i wiosna przyniosły nowe pomysły, a świeżość powietrza spowodowała, że do naszego wydarzenia za sprawą dobrze skrojonej oferty partnerskiej dołączali kolejni sponsorzy. 

Na tym etapie praca nabrała tempa. 

  • Wystąpiliśmy do Prezydenta Miasta o Patronat Honorowy wydarzenia i go otrzymaliśmy!
  • Zdobywamy Partnera Strategicznego - Punkt Przedszkolny dla Dzieci z Autyzmem "Niebieski Krokodyl". Kamil Bondarczuk, dyrektor przedszkola, okazuje się być niezwykle zaangażowanym w rozwój konferencji. Szczerze - zawdzięczam mu ogromny wkład merytoryczny w tak trudny temat. Trudny, ponieważ nie do końca akceptowany i nie do końca zrozumiany przez społeczeństwo. 
  • Tworzyliśmy w wydarzeniu interesujące posty oraz konkursy, dzięki czemu w naszym wydarzeniu przybywało każdego dnia kilkanaście dodatkowych osób. Ruszyła sprzedaż pierwszych biletów. 
  • Powstała graficzna oferta, która wspierała mailing sprzedażowy. Komunikacja odbywała się na poziomie szkół pływania oraz placówek terapeutycznych pracujących z dziećmi ze spektrum autyzmu. 
  • Zdobyłam partnera medialnego (Czasopismo Dzieci), który opublikował w magazynie artykuł o konferencji. Na tym etapie było około 40 sprzedanych biletów. 
  • Zorganizowałam wywiad w Radiu Szczecin - mówiliśmy o tym, dlaczego dzieci z autyzmem warto uczyć pływać. 
  • Okazało się, że nasza konferencja jest na tyle ciekawa, że zrzesza kolejne instytucje, które również chciałyby wziąć udział w naszym przedsięwzięciu. Robimy krok dalej i prosimy o wsparcie Prezydenta, który przychyla się do niej. Efektem wsparcia jest bezpłatne spotkanie dla mieszkańców Szczecina "Porozmawiajmy o Autyzmie" 
  • Nadal działamy aktywnie w social mediach. Pojawiają się filmy promocyjne - nagrywamy prelegentów, oraz osoby, które już miały okazję brać udział w konferencji.
  • Dajemy naszym partnerom możliwość zorganizowania konkursów, w których do wygrania są biletu na 1 dzień konferencji. 
  • Mamy pierwszych zagranicznych gości - euforia idzie w górę :) 
  • Negocjuję z hotelem stawki dla gości.
  • Przygotowuje i tłumacze materiały szkoleniowe oraz identyfikatory dla gości. Wszystko zamykam w pięknych pakietach znakowanych logiem konferencji :) 

Ledwo obejrzałam się w lewo a już w kalendarzu zagościł 24 sierpień. Warto wspomnieć, że organizator w lipcu postanowił odpocząć na Mauritiusie :) Na szczęście na miejscu czuwałam ja :) 

3) Dzień konferencji... jeden, a potem drugi

W dniu wydarzenia występuje w roli organizatora oraz konferansjera. Nie jest to wyzwanie, ponieważ praca konferansjera wymaga dokładnego przygotowania się do treści i planu konferencji, jeśli to ty tworzyłaś plan - przygotowanie jest formalnością :).

Rejestracja uczestników nie zajmuje nam więcej niż 40 min. W trakcie rejestracji udzielamy tylko najpotrzebniejszych informacji, ponieważ dla każdego uczestnika możemy poświęcić maks. 30 sek. Jest to przemyślana i sprawdzona technika. Wszystkie informacje przekaże konferansjer w trakcie powitania uczestników. 

Moją rolą było również przygotowanie prezentacji od strony technicznej. Zadbanie i sprawdzenie czy wszystkie filmy działają odpowiednio. Zabezpieczenie prelegentom komputera oraz pilota do zmiany prezentacji. Tłumaczeniem tego dnia zajmowali się Paweł oraz Wojtek, mówiłam to już nie raz, lepszych w zachodniopomorskim nie znajdziesz.

Drugiego dnia na basenie moim zadaniem było tłumaczenie! Zmiana ról, nietypowe środowisko, hałas, pogłos i utrudniona akustyka. Prelegenci w wodzie lub u brzegu basenu przekazywali instrukcje uczestnikom, a moją rolą było sprawić, aby instrukcje były zrozumiane. 

7

Bardzo dziękujemy naszym partnerom za zaufanie i wsparcie wydarzenia. 
Niebieski Krokodyl Punkt Przedszkolny dla Dzieci z Autyzmem
Szkoła pływania arkasport
Aquarium
Pływanie niemowląt
Zdrowo-Kąpielowo Integracyjna Szkoła Pływania

Dziękuję również prelegentom:
Kinga Michalkiewicz
Tamara Olszewska Watracz - Psycholog sportu
Adehadex Gabinet Psychopedagogiczny
PECS Pyramid Polska

Zapraszam do zaglądania do galerii zdjęć z dwóch dni konferencji:

 GALERIA ZDJĘĆ

Podsumowując wydarzenie było naszym sukcesem. Fundacja Safer 3 sprzedała 95 biletów, zyskała doskonałą promocję w regionie oraz prestiż. Dla mojej agencji konferencja była ciekawą nauka w życiu. Poznałam fascynujących ludzi, którzy na co dzień poświęcają swoje życie pracy z dziećmi z autyzmem. Nie znane dotąd środowisko zainspirowało mnie, aby zrobić więcej - ale o tym w kolejnym wpisie :)